Phát sinh khi đóng đồ gỗ là phần chi phí hoặc thời gian vượt ngoài báo giá đã chốt, và gần như luôn rơi vào một trong ba nguồn: hiện trạng nhà khác với lúc khảo sát (tường lệch, trần võng, đường ống nằm sai chỗ), chủ nhà thay đổi yêu cầu giữa chừng (thêm ngăn, đổi màu, đổi phụ kiện), hoặc bên làm tính thiếu ngay từ đầu. Hai nguồn đầu là chuyện bình thường của nghề, nguồn thứ ba thì không nên do chủ nhà gánh. Cách tránh cãi nhau là ghi sẵn trong hợp đồng: loại nào ai chịu, tính theo đơn giá nào, và mọi thay đổi phải xác nhận bằng chữ trước khi làm.
Đồ gỗ đóng theo yêu cầu được sản xuất theo số đo của một căn nhà cụ thể, nên không thể loại bỏ hoàn toàn phát sinh. Điều làm được là thu nhỏ nó và làm cho nó dễ đoán. Bài này phân loại các kiểu phát sinh hay gặp, chỉ ra kiểu nào có thể lường từ lúc khảo sát, và gợi ý cách viết điều khoản để cả chủ nhà lẫn xưởng đều thấy công bằng. Bài không nêu mức tiền, vì phát sinh lớn hay nhỏ tuỳ từng nhà.
Ba nguồn phát sinh và ai thường chịu
Phân loại đúng là bước đầu để nói chuyện bình tĩnh. Cùng một khoản tiền thêm, nhưng nguồn khác nhau thì cách xử lý khác nhau:
| Nguồn | Ví dụ | Thường do ai chịu |
|---|---|---|
| Hiện trạng nhà khác dự tính | Trần võng, tường cong, dầm chạy ngang, ống nước ngầm nằm đúng chỗ định bắt vít, sàn chưa lát xong | Thoả thuận trước; nếu khảo sát đã đủ kỹ mà vẫn không thấy được thì thường chủ nhà chịu phần vật tư thêm |
| Chủ nhà thay đổi yêu cầu | Thêm ngăn kéo, đổi tủ cánh mở sang cánh lùa, đổi màu bề mặt sau khi đã cắt ván, thêm đèn | Chủ nhà, tính theo đơn giá đã thoả thuận |
| Bên làm tính thiếu hoặc làm sai | Đo sai, quên khoang máy rửa bát đã có trong bản vẽ, cắt nhầm kích thước | Bên làm, không nên tính thêm cho chủ nhà |
| Yếu tố ngoài cả hai bên | Mẫu bề mặt đã chọn ngưng sản xuất, toà nhà đổi giờ thi công | Thoả thuận lại phương án thay thế tương đương, ghi bằng chữ |
Khi một khoản phát sinh được đưa ra, câu hỏi đầu tiên không phải là "bao nhiêu" mà là "thuộc dòng nào trong bảng này". Trả lời được câu đó thì phần tiền thường tự rõ.
Phát sinh do hiện trạng: phần lớn lường được từ buổi khảo sát
Nhà ở TP.HCM, nhất là nhà phố cải tạo và căn hộ đã qua vài lần sửa, hiếm khi có tường thẳng tuyệt đối. Tủ kịch trần cần biết trần võng bao nhiêu để làm nẹp bù; tủ âm tường cần biết tường có thấm không để xử lý mặt sau; tủ bếp cần biết đầu chờ nước, ống thoát, ổ điện nằm đâu để khoét lỗ đúng. Những điều này đo được nếu người khảo sát dùng thước thuỷ, máy đo khoảng cách và chịu khó nhìn từng góc.
Vì vậy, một cách giảm phát sinh hiệu quả là làm buổi khảo sát cho đủ, và yêu cầu bên làm ghi lại những gì họ thấy: "tường trái lệch khoảng vài phân từ sàn lên trần, sẽ xử lý bằng nẹp bù", "trần có dầm ở đoạn cuối, tủ sẽ hạ thấp đoạn đó". Khi những điều này nằm trong biên bản khảo sát hoặc ghi chú trên bản vẽ, chi phí xử lý đã nằm trong báo giá chốt, không còn là phát sinh.
Có những thứ thật sự không nhìn thấy trước, như đường ống đi ngầm trong tường mà không có bản vẽ hoàn công, hoặc mảng tường bên trong mục khi tháo tủ cũ ra. Với loại này, hợp đồng nên ghi nguyên tắc: phát hiện thì báo ngay, chụp ảnh, đề xuất cách xử lý kèm chi phí, chủ nhà đồng ý mới làm. Không ai nên tự ý xử lý rồi báo giá sau.
Phát sinh do đổi ý: mỗi thay đổi tốn gì
Đổi trước khi chốt bản vẽ. Gần như không tốn gì ngoài thời gian vẽ lại. Đây là lúc nên thay đổi thoải mái nhất: thêm bớt ngăn, đổi cánh mở sang cánh lùa, đổi chiều cao tủ. Anh chị nên dành thời gian xem bản vẽ kỹ ở giai đoạn này thay vì vội ký.
Đổi sau khi chốt nhưng trước khi cắt ván. Tốn công sửa bản vẽ, bóc tách lại vật liệu, có khi phải đặt mua thêm loại bề mặt khác. Chi phí thường chỉ là phần chênh vật tư, nhưng tiến độ có thể lùi vài ngày.
Đổi sau khi đã cắt, dán cạnh. Tấm ván đã cắt theo kích thước cũ thường không dùng lại được cho kích thước mới. Đổi màu bề mặt lúc này nghĩa là làm lại tấm đó từ đầu. Đây là loại phát sinh tốn nhất và cũng dễ tránh nhất.
Đổi khi đang lắp tại nhà. Ví dụ muốn dời tủ sang trái, muốn thêm một hộc mở. Có việc làm được tại chỗ bằng cách cắt chỉnh, có việc phải mang về xưởng. Hỏi rõ trước khi đồng ý, vì "làm luôn cho tiện" đôi khi kéo theo cả một ngày công.
Phát sinh do tính thiếu: nhận ra thế nào
Loại phát sinh khó chịu nhất là khoản lẽ ra phải có trong báo giá từ đầu. Dấu hiệu thường gặp: khoản đó gắn với thứ đã có trong bản vẽ hoặc trong ảnh hiện trạng anh chị gửi, nhưng không có dòng nào trong báo giá. Ví dụ bản vẽ đã có khoang máy rửa bát, vậy mà đến ngày lắp mới báo "khoang máy rửa bát tính thêm". Hoặc ảnh hiện trạng đã cho thấy tủ cũ cần tháo, nhưng báo giá không có tháo dỡ và giờ mới nhắc.
Khi gặp trường hợp này, đừng phản ứng gay gắt ngay. Mở lại báo giá, bản vẽ, tin nhắn trao đổi, xem khoản đó đã được nhắc ở đâu chưa. Nếu đã có trong bản vẽ đã ký, anh chị có cơ sở đề nghị bên làm chịu, hoặc ít nhất chia sẻ. Nếu chưa có ở đâu cả, thì đó là thiếu sót của cả hai bên khi rà báo giá, và nên thương lượng một cách hợp lý.
Cách phòng xa nhất vẫn là bước rà báo giá trước khi ký, đối chiếu từng dòng với bản vẽ. Mỗi chi tiết trên bản vẽ, từ ngăn kéo đến lỗ thoát nhiệt, đều phải tìm thấy ở một dòng nào đó trong báo giá, hoặc được ghi rõ là đã gộp.
Những điều khoản về phát sinh nên có trong hợp đồng
Không cần văn bản dài. Vài câu rõ ràng sau đây đủ để xử lý phần lớn tình huống:
- Đơn giá áp dụng cho phần thêm: phần phát sinh tính theo đơn giá đã ghi trong báo giá chốt, cùng đơn vị (mét dài, mét vuông, cái), không áp đơn giá mới.
- Xác nhận trước khi làm: mọi thay đổi về kích thước, vật liệu, phụ kiện phải được hai bên xác nhận bằng chữ (tin nhắn, email hoặc phụ lục có chữ ký) kèm số tiền và số ngày ảnh hưởng tới tiến độ.
- Phát hiện hiện trạng bất ngờ: bên làm báo ngay kèm ảnh và phương án; chủ nhà đồng ý mới thi công phần đó.
- Sai sót do bên làm: đo sai, cắt sai, thiếu so với bản vẽ đã ký thì bên làm khắc phục, không tính thêm.
- Thay thế vật liệu: nếu mẫu đã chọn không còn, bên làm đề xuất mẫu tương đương, chủ nhà chọn, chênh lệch nếu có ghi rõ.
- Tổng hợp cuối: mọi phát sinh được cộng vào một bảng riêng, đính kèm biên bản nghiệm thu, làm căn cứ cho đợt thanh toán cuối.
Những câu này có lợi cho cả hai bên. Chủ nhà biết trước luật chơi; xưởng có căn cứ để thu đúng phần công thêm mà không bị coi là "vẽ chuyện".
Phát sinh hay gặp theo từng hạng mục
Mỗi loại đồ gỗ có những chỗ dễ phát sinh riêng. Biết trước thì hỏi trước, đưa vào báo giá chốt thay vì chờ đến ngày lắp:
- Tủ bếp: đầu chờ nước hoặc ống thoát nằm lệch so với khoang chậu trên bản vẽ, phải dời khoang hoặc đổi vách ngăn; máy rửa bát, lò nướng mua sau khi chốt bản vẽ và có kích thước khác dự kiến; mặt đá cần khoét thêm cho vòi rửa phụ hay ổ cắm âm. Cách tránh: chốt thiết bị trước khi chốt bản vẽ và gửi thông số máy cho xưởng.
- Tủ áo kịch trần: trần võng nhiều hơn mức nẹp nhỏ che được, dầm chạy ngang, máy lạnh đặt sát vị trí nóc tủ. Cách tránh: đo chiều cao ở nhiều điểm khi khảo sát và ghi trên bản vẽ cách xử lý đoạn có dầm.
- Kệ tivi, vách ốp: tường sau tivi ẩm hoặc bong sơn phải xử lý trước khi ốp; cỡ tivi đổi sau khi chốt làm lệch ô trống; dây điện, dây mạng cần đi lại. Cách tránh: kiểm tra tường từ đầu và chốt cỡ tivi trước khi vẽ.
- Giường, bàn: đổi cỡ nệm sau khi đã cắt ván khung; thêm ngăn kéo dưới giường khi bản vẽ không có. Cách tránh: mua hoặc chốt cỡ nệm trước.
- Nhà phố, nhà cũ: cầu thang hẹp không đưa được tấm lớn lên, phải chia nhỏ khối tủ và thêm mối nối; tủ cũ tháo ra mới lộ tường hư. Cách tránh: đo cầu thang, chiếu nghỉ khi khảo sát, và ghi tháo dỡ là hạng mục riêng.
Phần lớn những khoản trên không phải lỗi của ai, mà là thông tin đến muộn. Đưa thông tin sớm là cách rẻ nhất để giảm phát sinh.
Giữ phát sinh trong tầm kiểm soát khi đang thi công
Ngay cả khi hợp đồng đã ghi đủ, thực tế vẫn có những ngày thợ gọi báo "chỗ này phải làm thêm". Lúc đó, thói quen tốt là đề nghị gửi ảnh và vài dòng mô tả qua tin nhắn, rồi anh chị trả lời đồng ý hay không bằng tin nhắn. Một chuỗi tin nhắn có ảnh, có ngày giờ, có số tiền là bằng chứng đơn giản nhất mà ai cũng dùng được.
Nên có một danh sách phát sinh chạy song song, ghi mỗi khoản một dòng: ngày, nội dung, nguyên nhân, số tiền, ai đồng ý. Cuối dự án, danh sách này được đối chiếu với bảng tổng hợp của bên làm. Nếu hai bản khớp nhau, thanh toán đợt cuối diễn ra nhẹ nhàng. Nếu lệch, chỗ lệch hiện ra ngay ở từng dòng chứ không thành một con số tổng khó giải thích.
Ở Xưởng Mộc Sài Gòn, nguyên tắc làm việc là có thay đổi thì báo trước cho khách, khách đồng ý mới làm. Khi gửi yêu cầu báo giá qua Zalo hoặc biểu mẫu trên trang chủ, anh chị có thể đề nghị ghi sẵn điều khoản phát sinh như trong bài này vào hợp đồng; buổi khảo sát kỹ ở bước đầu cũng là cách để phần lớn những khoản có thể lường trước được đưa vào báo giá chốt.
Câu hỏi thường gặp
Phát sinh bao nhiêu phần trăm là bình thường?
Không có tỉ lệ chuẩn. Nhà mới nhận, khảo sát kỹ, bản vẽ chốt sớm thì phát sinh có thể rất ít. Nhà cũ cải tạo, chủ nhà thay đổi nhiều thì phát sinh lớn hơn. Điều quan trọng là mỗi khoản phát sinh phải có nguyên nhân rõ và được đồng ý trước khi làm.
Bên làm báo phát sinh sau khi đã làm xong thì có phải trả không?
Nếu hợp đồng có điều khoản phải xác nhận trước khi làm, anh chị có cơ sở thương lượng. Tuy vậy, nên xem phần việc đó có thật sự cần thiết và có lợi cho mình không. Cách bình tĩnh là đề nghị giải thích, xem ảnh, đối chiếu đơn giá, rồi mới quyết định.
Đổi màu bề mặt sau khi xưởng đã cắt ván có được không?
Được nhưng tốn, vì tấm đã cắt và dán cạnh theo màu cũ thường phải làm lại. Nếu đang phân vân màu, nên xin mẫu tấm thật mang về đặt trong phòng nhìn ở ánh sáng thật trước khi chốt bản vẽ.
Vì sao nên ghi phát sinh bằng tin nhắn thay vì gọi điện?
Cuộc gọi không để lại dấu vết, đến cuối dự án mỗi bên nhớ một kiểu. Tin nhắn có ngày giờ, có ảnh, có số tiền. Có thể gọi để bàn cho nhanh, nhưng kết quả cuối cùng nên được nhắn lại bằng chữ để hai bên cùng xác nhận.
Có nên để dư một khoản trong ngân sách cho phát sinh không?
Nên. Dù không có tỉ lệ chuẩn, dành riêng một khoản dự phòng giúp anh chị không bị động khi có việc thật sự cần làm thêm, như xử lý mảng tường ẩm. Khoản đó không dùng đến thì càng tốt.
Mẫu ván đã chọn hết hàng thì xử lý thế nào?
Bên làm nên báo sớm, đề xuất hai ba mẫu gần nhất về màu và loại bề mặt, gửi mẫu thật để anh chị xem. Nếu mẫu thay thế đắt hơn, hai bên thoả thuận phần chênh; nếu rẻ hơn, nên được trừ lại. Tất cả ghi bằng chữ.