Một hợp đồng làm nội thất gỗ nên có tám phần: phạm vi công việc theo từng hạng mục, vật liệu và phụ kiện ghi cụ thể, bản vẽ đã duyệt làm phụ lục, tiến độ có mốc ngày, giá trị và các đợt thanh toán, cách xử lý phát sinh, cách nghiệm thu, và điều kiện bảo hành. Không cần lời lẽ pháp lý phức tạp; cần mỗi phần đủ rõ để hai người đọc cùng hiểu một nghĩa.
Bài này đi qua từng phần, giải thích vì sao nó cần và viết thế nào cho rõ. Đây là gợi ý theo kinh nghiệm thực tế của nghề, không thay cho tư vấn pháp lý. Với dự án lớn hoặc khi có điều chưa chắc, anh chị nên hỏi người có chuyên môn và đọc kỹ quy định hiện hành về hợp đồng dân sự. Giọng của một hợp đồng tốt là bình tĩnh: nó giúp hai bên làm việc suôn sẻ, không phải để chuẩn bị kiện nhau.
Phạm vi công việc: liệt kê theo hạng mục, theo phòng
Phần đầu tiên và quan trọng nhất là trả lời "làm những gì". Liệt kê theo phòng, mỗi hạng mục một dòng: tủ bếp trên, tủ bếp dưới, tủ áo phòng ngủ chính, kệ tivi, giường. Mỗi dòng ghi khối lượng (mét dài, mét vuông hoặc cái) và tham chiếu tới bản vẽ tương ứng. Viết kiểu "làm nội thất căn hộ theo thoả thuận" là quá chung, đến lúc nghiệm thu không biết đối chiếu với cái gì.
Cũng nên ghi rõ những gì không nằm trong phạm vi: mặt đá do chủ nhà tự đặt, đèn do thợ điện của chủ nhà lắp, tháo dỡ tủ cũ không làm. Những câu loại trừ này nghe như thừa nhưng thực ra rất hữu ích, vì phần lớn tranh luận cuối dự án xoay quanh việc "tưởng là có làm". Với những phần chưa quyết, như chưa chọn xong đèn hay chưa biết có làm kệ ban công không, ghi "chưa nằm trong hợp đồng, nếu làm sẽ báo giá bổ sung" để không bên nào hiểu nhầm.
Nếu có phần việc phối hợp với bên khác, như thợ đá đến đo sau khi lắp tủ dưới, thợ điện đi dây trước khi lắp kệ tivi, hợp đồng nên ghi bên nào chịu trách nhiệm điều phối lịch. Không ai điều phối thì mỗi bên chờ bên kia, tiến độ trôi đi mà không ai sai rõ ràng.
Vật liệu và phụ kiện: ghi cụ thể đến mức kiểm tra được
Cốt ván. Ghi loại cốt (MDF, MDF chống ẩm, ván dăm, ván ép nhiều lớp) cho từng phần: thân tủ, cánh, hậu, đợt. Thân tủ bếp dưới và khoang chậu rửa thường cần loại chịu ẩm tốt hơn phần còn lại; nếu hợp đồng chỉ ghi chung một loại cho cả bộ thì nên hỏi lại.
Bề mặt và mã màu. Ghi loại bề mặt (Melamine, Laminate, Acrylic, Veneer, sơn) và mã màu theo tấm mẫu. Giữ một tấm mẫu đã chọn, có chữ ký hoặc đánh dấu, để đối chiếu khi đồ về.
Độ dày. Ghi độ dày ván thân, ván cánh, ván hậu. Hai bộ tủ cùng vật liệu nhưng khác độ dày sẽ khác về độ cứng vững và giá.
Chỉ dán cạnh. Ghi loại chỉ và màu chỉ cho cạnh lộ ra ngoài, và cạnh nào được dán. Cạnh ván không dán chỉ, nhất là ở tủ bếp và tủ giày, là nơi hơi ẩm đi vào lõi ván trước tiên, nên đây không phải chi tiết thẩm mỹ thuần tuý.
Tiêu chuẩn phát thải. Nếu anh chị quan tâm, ghi yêu cầu về mức phát thải của ván và đề nghị bên làm xuất trình chứng nhận của nhà cung cấp. Chỉ ghi điều bên làm cam kết được.
Phụ kiện. Ghi loại, chủng loại và số lượng cho từng nhóm: bản lề (thường hay giảm chấn), ray (bi, âm, hộp), tay nắm, tay nâng, phụ kiện bếp. Có thể ghi thương hiệu nếu hai bên đã thống nhất, kèm câu "hoặc tương đương được chủ nhà đồng ý" để phòng hết hàng.
Tiến độ: mốc ngày cụ thể và điều kiện đi kèm
Tiến độ nên chia thành các mốc: ngày chốt bản vẽ, ngày bắt đầu sản xuất, ngày dự kiến lắp, ngày nghiệm thu. Mỗi mốc gắn với một điều kiện: sản xuất bắt đầu sau khi bản vẽ được duyệt và nhận đợt thanh toán tương ứng; lắp đặt cần mặt bằng sẵn sàng (sàn đã lát, sơn tường đã xong, điện nước đã đi). Điều kiện rõ thì khi trễ, hai bên dễ thấy trễ do đâu.
Nhiều hợp đồng ghi thời gian thi công bằng một khoảng số tuần mà không nói tính từ lúc nào. Nên ghi rõ: tính từ ngày duyệt bản vẽ cuối cùng, hay từ ngày nhận tiền cọc. Nếu chủ nhà thay đổi thiết kế giữa chừng, tiến độ được cộng thêm bao nhiêu ngày, ghi cùng với khoản phát sinh.
Về chậm trễ, có hợp đồng ghi khoản giảm trừ khi bên làm trễ quá một số ngày do lỗi của họ. Việc này tuỳ thoả thuận và tuỳ quy mô. Điều nên có ở mọi hợp đồng là nghĩa vụ báo trước: bên nào thấy sắp trễ thì báo cho bên kia sớm, nêu lý do và ngày mới. Một cuộc báo sớm thường cứu được cả một kế hoạch dọn nhà, nhất là khi chủ nhà đã hẹn ngày trả nhà thuê cũ hoặc ngày đón người thân về ở.
Thanh toán, phát sinh, nghiệm thu, bảo hành: bốn phần gắn với nhau
Bốn phần này liên quan chặt chẽ, nên đọc cùng nhau thay vì riêng lẻ:
- Thanh toán: chia theo đợt gắn với mốc công việc (ký hợp đồng, duyệt bản vẽ và bắt đầu sản xuất, lắp đặt, nghiệm thu). Tỉ lệ mỗi đợt do hai bên thoả thuận; nên ghi rõ hình thức (chuyển khoản vào tài khoản nào) và giấy tờ xác nhận.
- Phát sinh: áp đơn giá đã có trong báo giá, phải xác nhận bằng chữ trước khi làm, có bảng tổng hợp cuối.
- Nghiệm thu: nghiệm thu theo bản vẽ đã duyệt, từng hạng mục; lỗi nhỏ lập danh sách và hẹn ngày sửa; đợt thanh toán cuối gắn với nghiệm thu đạt.
- Bảo hành: ghi thời hạn, phạm vi (lỗi do sản xuất, lắp đặt), loại trừ (do sử dụng sai, nước tràn, va đập), cách liên hệ và thời gian phản hồi.
Ví dụ về cách bốn phần này móc vào nhau: đợt thanh toán cuối chỉ đến hạn khi có biên bản nghiệm thu; biên bản nghiệm thu đính kèm bảng phát sinh đã hai bên xác nhận; thời hạn bảo hành tính từ ngày ký biên bản đó. Viết như vậy thì một ngày duy nhất, ngày nghiệm thu, khép lại cả ba việc: tiền, phát sinh và mốc bắt đầu bảo hành.
Khi bốn phần này khớp nhau, hợp đồng tự vận hành: không ai phải nhắc ai, vì mỗi khoản tiền đi kèm một bước công việc đã xong và đã được xác nhận.
Câu chữ mơ hồ và cách viết rõ hơn
Một số cụm từ hay gặp trong hợp đồng đồ gỗ, đọc thì xuôi nhưng đến lúc cần thì không giúp được gì:
| Câu mơ hồ | Viết rõ hơn |
|---|---|
| Gỗ công nghiệp cao cấp | MDF chống ẩm cho thân tủ bếp dưới, MDF thường cho tủ trên, phủ Laminate mã theo mẫu đã chọn |
| Phụ kiện đồng bộ | Bản lề giảm chấn cho toàn bộ cánh mở, ray âm giảm chấn cho ngăn kéo bếp, ghi số lượng |
| Thi công nhanh chóng | Lắp đặt dự kiến ngày cụ thể, với điều kiện mặt bằng sẵn sàng |
| Bảo hành dài hạn | Bảo hành một khoảng thời gian cụ thể cho lỗi sản xuất và lắp đặt, ghi rõ loại trừ |
| Theo thực tế | Theo bản vẽ đã duyệt ngày cụ thể; thay đổi phải xác nhận bằng chữ |
Không cần biến hợp đồng thành văn bản dày. Chỉ cần mỗi chữ trong đó trả lời được câu hỏi "cụ thể là gì".
Những điều khoản ít ai để ý nhưng hay cần đến
Điều kiện mặt bằng khi lắp. Ghi rõ lúc lắp đặt nhà phải ở tình trạng nào: sàn đã lát, tường đã sơn lớp cuối hay lớp lót, điện nước đã đi xong, có điện để thợ dùng máy. Nếu ngày lắp đến mà mặt bằng chưa sẵn sàng, xưởng có thể phải lưu kho hoặc chở hai lần, và hợp đồng nên nói ai chịu khoản đó.
Bảo vệ tài sản trong nhà. Thợ lắp làm việc trong nhà anh chị, có khi trong căn hộ đã có đồ đạc. Ghi trách nhiệm che chắn sàn, cửa, đồ đạc và cách xử lý nếu có hư hỏng do thi công. Một câu ngắn là đủ, nhưng có câu đó thì không ai phải lúng túng.
Huỷ hoặc tạm dừng. Nếu chủ nhà muốn dừng sau khi xưởng đã cắt ván, phần vật tư và công đã làm được tính thế nào; nếu xưởng không thể thực hiện, tiền đã nhận được hoàn ra sao. Ít khi dùng đến, nhưng khi cần thì rất cần.
Bản vẽ và tệp thiết kế. Ghi rõ chủ nhà có được nhận bản vẽ đã duyệt không, ở dạng nào. Bản vẽ này có ích khi sau vài năm muốn thay cánh, thêm món cùng màu hoặc nhờ thợ khác sửa chữa.
Người liên hệ. Ghi tên và cách liên hệ người phụ trách dự án ở phía xưởng, và người quyết định ở phía chủ nhà. Khi hai vợ chồng cùng nhắn yêu cầu khác nhau, thợ không biết nghe ai; một người đầu mối giải quyết được chuyện đó.
Trước khi ký: đọc chậm và hỏi thẳng
Đọc hợp đồng vào lúc không vội, tốt nhất là mang về nhà đọc chứ không ký ngay tại buổi gặp. Đối chiếu với báo giá chốt và bản vẽ: mọi hạng mục trong báo giá phải có trong phạm vi, mọi vật liệu phải khớp, tổng tiền phải bằng tổng báo giá. Chỗ nào không hiểu thì gạch chân và hỏi, chỗ nào thiếu thì đề nghị thêm. Hỏi trước khi ký luôn dễ hơn hỏi sau khi đồ đã về nhà và tiền đã chuyển gần hết.
Nên giữ một bản hợp đồng có chữ ký của hai bên, cùng bản vẽ, báo giá chốt, tấm mẫu màu và các tin nhắn xác nhận thay đổi. Bộ giấy tờ này không chỉ dùng khi có chuyện, mà còn có ích khi muốn làm thêm món khác cùng màu sau vài năm, hoặc khi cần thay một phụ kiện đúng loại.
Xưởng Mộc Sài Gòn ký hợp đồng ở bước chốt phương án, sau khi khảo sát và tư vấn vật liệu, với bảng báo giá ghi rõ từng hạng mục và phụ kiện liệt kê riêng. Anh chị có thể gửi yêu cầu qua Zalo hoặc biểu mẫu trên trang chủ, rồi dùng danh sách trong bài này để rà hợp đồng trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Làm nội thất nhỏ có cần hợp đồng không?
Nên có, dù ngắn. Với một món đơn lẻ như kệ tivi, một tờ báo giá có chữ ký, ghi vật liệu, kích thước, ngày lắp, cách thanh toán và bảo hành đã đủ làm hợp đồng. Lời hứa miệng dễ quên, tờ giấy thì không.
Hợp đồng có cần công chứng không?
Hợp đồng làm nội thất giữa cá nhân với xưởng thường không bắt buộc công chứng. Chữ ký của hai bên trên văn bản là phổ biến. Nếu có điều chưa chắc về giá trị pháp lý, nên hỏi người có chuyên môn và kiểm quy định hiện hành.
Có nên ghi thương hiệu phụ kiện vào hợp đồng không?
Nếu hai bên đã thống nhất thì nên ghi, kèm điều kiện thay thế tương đương khi hết hàng và phải được chủ nhà đồng ý. Ghi thương hiệu giúp nghiệm thu dễ hơn, vì nhìn là biết đúng hay sai.
Hợp đồng nên kèm những giấy tờ gì?
Báo giá chốt, bản vẽ đã duyệt có ngày, bảng vật liệu phụ kiện, và nếu được thì ảnh tấm mẫu màu. Khi có thay đổi, thêm phụ lục hoặc tin nhắn xác nhận. Tất cả nên giữ cho đến hết thời hạn bảo hành.
Ai nên soạn hợp đồng, chủ nhà hay xưởng?
Thường xưởng có mẫu sẵn. Anh chị không cần soạn lại từ đầu, nhưng nên đọc kỹ và đề nghị bổ sung những phần thiếu theo danh sách trong bài. Một bên làm ăn rõ ràng sẽ sẵn lòng thêm những câu làm hợp đồng rõ hơn.
Trễ tiến độ vì chủ nhà chưa sẵn sàng mặt bằng thì sao?
Hợp đồng nên ghi điều kiện mặt bằng để lắp đặt. Nếu mặt bằng chưa sẵn sàng, tiến độ được lùi tương ứng và hai bên thoả thuận lại ngày lắp. Có khi phát sinh chi phí lưu kho hoặc chở hai lần, nên ghi trước cách xử lý.