Đồ gỗ cho văn phòng nhỏ nên được tính quanh ba thứ: chỗ ngồi làm việc đủ rộng và đủ sâu cho màn hình, tủ chứa hồ sơ chịu tải nặng, và đường đi của dây điện, dây mạng. Bàn chạy dọc tường giúp tiết kiệm diện tích, tủ hồ sơ cần đợt dày và vách chia nhịp ngắn để không võng, quầy lễ tân vừa với lối vào chứ không chắn cửa, và mọi bàn đều nên có máng dây, lỗ luồn dây tính từ bản vẽ, không đục sau khi lắp.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ, phòng khám, văn phòng dịch vụ, cửa hàng có kèm văn phòng thuê một tầng nhà phố hay một căn hộ văn phòng ở TP.HCM. Chuyện cải tạo kết cấu, phòng cháy chữa cháy hay giấy phép kinh doanh không nằm trong phạm vi bài, chỉ bàn phần đồ gỗ đóng theo yêu cầu. Những gợi ý về kích thước trong bài là khoảng thông dụng để trao đổi; con số cuối cùng nên chốt bằng cách ngồi thử với ghế thật, màn hình thật và người dùng thật của văn phòng mình.
Văn phòng nhỏ khác văn phòng lớn ở đâu
Văn phòng lớn thường mua nội thất văn phòng sản xuất sẵn theo bộ: bàn module, vách ngăn, tủ sắt. Văn phòng nhỏ thì khác: diện tích lẻ, có khi là một tầng nhà phố với cầu thang giữa nhà, có khi là căn hộ văn phòng có cột và dầm lộ, có khi vừa là văn phòng vừa là nơi tiếp khách. Đồ mua sẵn khó vừa với những khoảng lẻ này, nên đồ gỗ đóng theo kích thước thường tận dụng được nhiều hơn.
Văn phòng nhỏ cũng thay đổi nhanh hơn. Hôm nay năm người, năm sau có thể mười người, hoặc ngược lại. Đồ gỗ nên tính sao cho thêm bớt chỗ ngồi được mà không phải đập bỏ: bàn dài chạy dọc tường chia chỗ theo khoảng, tủ hồ sơ chia module đứng độc lập, quầy lễ tân không gắn chết vào kết cấu.
Cuối cùng, văn phòng nhỏ thường là bộ mặt trực tiếp với khách. Khách bước vào sẽ nhìn quầy lễ tân, phòng họp nhỏ, mảng tường sau quầy. Phần này đáng đầu tư hình thức hơn, còn khu làm việc phía trong thì ưu tiên công năng.
Bàn làm việc: chiều sâu, chiều dài cho mỗi chỗ và chân bàn
Bàn làm việc thông dụng thường có chiều cao trong khoảng bảy mươi đến bảy mươi lăm phân, nhưng con số này nên chỉnh theo ghế thật và người ngồi thật. Với văn phòng làm việc nhiều với màn hình, chiều sâu bàn thường nên đủ để màn hình đặt cách mắt một khoảng thoải mái, cộng chỗ cho bàn phím và tay; bàn quá nông khiến người ngồi phải đẩy màn hình sát mặt hoặc dồn bàn phím ra mép.
Chiều dài cho mỗi chỗ ngồi nên tính theo công việc. Người chỉ dùng một máy tính xách tay cần ít chỗ hơn người dùng hai màn hình, có giấy tờ, có máy in nhỏ. Bàn dài chạy dọc tường giúp linh hoạt: hôm nay chia bốn chỗ, mai chia năm chỗ, chỉ cần mỗi khoảng có ổ cắm.
Chân bàn là chỗ hay bị xem nhẹ. Bàn dài nếu chỉ đỡ hai đầu thì mặt bàn võng ở giữa sau một thời gian, nhất là khi đặt nhiều màn hình và máy móc. Nên có chân đỡ giữa hoặc khung đỡ dưới mặt bàn, và để ý không đặt chân ở đúng chỗ người ngồi duỗi chân. Mặt bàn nên chọn bề mặt chịu trầy, chịu chuột và cốc nước, cạnh trước bo để tay tì không bị cấn.
Tủ hồ sơ: tải nặng hơn tủ áo rất nhiều
Giấy tờ nặng hơn quần áo nhiều. Một đợt tủ chất đầy bìa hồ sơ hay sách có thể nặng gấp mấy lần một đợt xếp áo. Tủ hồ sơ làm bằng ván với nhịp rộng như tủ áo sẽ võng đợt sau một thời gian, cánh tủ cũng nặng thêm nếu có treo hồ sơ phía trong.
Hướng xử lý chung là rút ngắn nhịp đợt bằng vách chia đứng, dùng đợt dày hơn hoặc có thanh gia cố dưới đợt, và tính khoảng cao giữa các đợt theo cỡ bìa hồ sơ thực tế mà văn phòng dùng. Tủ cao nên cố định vào tường, nhất là khi tủ hẹp mà sâu và hồ sơ hay được rút ra từ những đợt trên cao.
Hồ sơ cần bảo mật nên có ngăn có khoá. Khoá tủ gỗ chủ yếu để ngăn mở nhầm, không phải két sắt; giấy tờ thật sự quan trọng vẫn nên có nơi cất riêng. Nếu văn phòng có máy in, máy huỷ giấy, nên chừa một khoang tủ thấp có lỗ thoát nhiệt và ổ cắm riêng, thay vì để máy móc dưới sàn.
Quầy lễ tân: vừa lối vào, vừa người ngồi, vừa khách đứng
Quầy lễ tân văn phòng nhỏ thường đặt gần cửa, trong một khoảng không lớn. Quầy quá to làm lối vào chật, quầy quá nhỏ thì người ngồi không đủ chỗ làm việc. Một kiểu hay dùng là quầy hai cao độ: phần mặt thấp cho người ngồi bên trong làm việc với máy tính, phần mặt cao hơn phía ngoài cho khách đứng ký giấy, đặt túi.
Phía trong quầy nên có ngăn kéo, tủ thấp cho văn phòng phẩm, khoang để thùng rác, và nhất là chỗ cho dây điện, dây mạng, máy in nhỏ hay bộ phát mạng. Mặt trước quầy là chỗ khách nhìn, thường là chỗ đặt vật liệu đẹp hơn, nhưng cũng là chỗ bị mũi giày đá vào, nên phần chân quầy cần ốp vật liệu chịu va hoặc lùi vào một chút.
Mảng tường phía sau quầy là phông nền khi khách bước vào. Một vách ốp gỗ đơn giản, chừa chỗ cho tên văn phòng do bên làm biển gắn sau, thường đủ tạo ấn tượng mà không tốn quá nhiều chi tiết.
Đi dây điện, dây mạng: tính từ bản vẽ, đừng đục sau
Dây nhợ là thứ làm văn phòng nhỏ nhìn bừa nhanh nhất, và cũng là thứ gây vấp ngã, chập điện. Những việc nên làm ngay từ lúc thiết kế đồ gỗ:
- Máng dây dưới mặt bàn: một máng chạy dọc bàn dài để gom dây nguồn, dây mạng, ổ cắm kéo dài, không để dây rủ xuống sàn.
- Lỗ luồn dây trên mặt bàn: có nắp đậy, đặt đúng chỗ màn hình, không đặt giữa chỗ để tay.
- Ổ cắm theo khoảng: mỗi chỗ ngồi một cụm ổ cắm; ổ cắm nên do thợ điện có chuyên môn đi dây và lắp, thợ mộc chỉ chừa lỗ và khoang.
- Khoang thiết bị mạng: tủ thấp có lỗ thoáng cho bộ phát mạng, bộ chia mạng; không nhốt thiết bị trong khoang kín.
- Cửa thăm: tấm ốp tháo được ở chỗ dây đi qua, để khi thêm máy, đổi chỗ ngồi không phải tháo cả bàn.
Phối hợp sớm với thợ điện là chìa khoá. Vị trí ổ cắm sàn, ổ cắm tường phải khớp với bản vẽ bàn, nếu không sẽ có cảnh ổ cắm bị tủ che mất hoặc nằm giữa lối đi.
Phòng họp nhỏ, góc pha trà và chỗ cất đồ cá nhân
Văn phòng nhỏ thường có một phòng họp hay một góc họp vài người. Bàn họp gỗ nên có hộp ổ cắm âm mặt bàn ở giữa hoặc gần đầu bàn chiếu màn hình, để máy tính khách cắm được mà không kéo dây qua lối đi. Nếu có tivi treo cho họp trực tuyến, vách ốp phía sau cần chịu được tải và chừa khoang cho dây.
Góc pha trà là chỗ có nước, có ấm điện, có tủ lạnh nhỏ, nên được đối xử như một góc bếp mini: thùng tủ chịu ẩm, khoang chậu rửa xử lý kỹ, ổ cắm cao hơn mặt bàn và cách xa chỗ nước. Văn phòng có nhân viên ăn trưa tại chỗ thì góc này dùng rất nhiều.
Một tủ đồ cá nhân nhiều ngăn nhỏ có khoá cho nhân viên giúp mặt bàn gọn hơn hẳn. Nếu anh chị cần làm đồ gỗ cho một văn phòng nhỏ, có thể gửi mặt bằng và số người dự kiến cho Xưởng Mộc Sài Gòn qua Zalo hoặc form báo giá trên trang chủ; xưởng sẽ gợi ý cách chia bàn, tủ và chỗ chừa đường dây để làm việc với thợ điện cho khớp.
Văn phòng trong căn hộ, trong nhà phố: những giới hạn riêng
Nhiều văn phòng nhỏ ở TP.HCM đặt trong căn hộ văn phòng hoặc một tầng nhà phố thuê lại. Những chỗ này có giới hạn riêng mà văn phòng trong toà nhà văn phòng không có: trần thấp hơn, cột và dầm nhô ra giữa phòng, ổ cắm ít và đặt theo kiểu nhà ở, cửa sổ nhỏ, đôi khi có cả nhà vệ sinh và bếp gia đình cũ phải tận dụng.
Đồ gỗ đóng theo yêu cầu giúp lấp những khoảng lẻ này: tủ hồ sơ chạy kín giữa hai cột, bàn làm việc ôm theo khoảng lõm dưới cửa sổ, kệ chạy dọc dầm thấp. Với trần thấp, nên tránh tủ kịch trần quá nặng nề về thị giác; tủ cao vừa phải cộng kệ mở phía trên giúp phòng đỡ bí.
Vì là mặt bằng thuê, chủ văn phòng cũng nên hỏi chủ nhà trước những việc như khoan tường bắt tủ, đục thêm lỗ đi dây, ốp vách. Hợp đồng thuê có thể yêu cầu trả lại mặt bằng như ban đầu khi hết hạn. Đồ gỗ đứng độc lập, ít khoan vào kết cấu, dễ tháo mang đi, thường là lựa chọn an toàn hơn cho mặt bằng thuê.
Lịch làm đồ gỗ văn phòng để không gián đoạn công việc
Văn phòng đang hoạt động mà cần làm thêm hay thay đồ gỗ thì lịch quan trọng không kém vật liệu. Phần lớn việc cắt ván, dán cạnh, khoan lỗ được làm ở xưởng, nên tại văn phòng chỉ còn việc lắp ráp. Có thể hẹn lắp vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc, nếu toà nhà cho phép thi công vào giờ đó.
Trước ngày lắp, nhân viên nên dọn đồ cá nhân khỏi khu vực sẽ lắp, sao lưu dữ liệu và tắt máy tính nếu phải đổi chỗ ổ cắm, dây mạng. Thợ điện và thợ mộc nên được hẹn trong cùng một buổi hoặc nối tiếp nhau, để khi bàn lắp xong là dây được đấu lại ngay, sáng hôm sau mọi người vào làm được.
Nếu làm theo từng khu, nên bắt đầu từ khu ít ảnh hưởng nhất, như kho, phòng họp, rồi mới tới khu làm việc chính và quầy lễ tân. Như vậy văn phòng vẫn tiếp khách được trong khi các khu phía trong đang được làm.
Sau khi lắp, nên để lại một buổi để mọi người ngồi thử chỗ mới, chỉnh ghế, chỉnh vị trí màn hình và báo ngay những chỗ vướng. Lỗi nhỏ như lỗ luồn dây lệch chỗ màn hình hay ngăn kéo đụng chân ghế được phát hiện trong tuần đầu thì sửa nhanh, để lâu mọi người quen chịu đựng rồi không ai báo nữa.
Câu hỏi thường gặp
Bàn làm việc văn phòng nên sâu bao nhiêu?
Không có một con số cho mọi văn phòng. Bàn dùng màn hình lớn hay hai màn hình cần sâu hơn bàn chỉ dùng máy tính xách tay, để màn hình cách mắt một khoảng thoải mái mà vẫn có chỗ cho bàn phím, tay tì. Nên thử với màn hình thật trước khi chốt.
Tủ hồ sơ bằng gỗ công nghiệp có bị võng không?
Có thể võng nếu nhịp đợt quá rộng so với tải giấy tờ. Cách tránh là chia nhịp ngắn bằng vách đứng, dùng đợt dày hơn hoặc có thanh gia cố, và tính khoảng cao giữa đợt theo cỡ bìa hồ sơ thật mà văn phòng dùng.
Có nên đóng bàn dài chạy dọc tường thay cho bàn rời?
Với văn phòng nhỏ, bàn dài dọc tường thường tiết kiệm diện tích và linh hoạt khi thêm bớt chỗ ngồi. Điều kiện là có chân đỡ giữa để không võng, có máng dây dưới mặt và ổ cắm chia theo khoảng cho từng chỗ.
Ổ cắm trên bàn gỗ ai lắp?
Đi dây và lắp ổ cắm là việc của thợ điện có chuyên môn. Thợ mộc chừa lỗ, chừa khoang, làm máng dây theo bản vẽ đã thống nhất. Hai bên nên gặp nhau hoặc cùng xem một bản vẽ trước khi xưởng cắt ván.
Quầy lễ tân văn phòng nhỏ nên làm kiểu gì?
Kiểu hay dùng là quầy hai cao độ, mặt thấp cho người ngồi trong làm việc, mặt cao phía ngoài cho khách đứng. Quầy phải vừa với lối vào, phía trong có tủ, ngăn kéo, chỗ cho dây và thiết bị, chân quầy ốp vật liệu chịu va.
Tủ cao trong văn phòng có cần bắt vào tường không?
Cần. Tủ hồ sơ cao chất đầy giấy tờ rất nặng ở phần trên, khi rút hồ sơ ở đợt cao có thể làm tủ chao. Bắt chặt tủ vào tường đặc là việc an toàn cơ bản, nên làm ngay trong ngày lắp.